پیام
مشخصات کلی نرم افزار
دبیرخانه واتوماسیون اداری
مشخصات نرم افزار دبیرخانه:
امکان دریافت فایل ضمیمه (پیوست) با فرمت های مختلف برای نامه های ثبت شده و مکاتبات داخلی، از جمله ویژگیهای این برنامه می باشد
- بخش تنظیمات برنامه
• چارت سازمانی: تعریف چارت سازمانی- تعریف واحدها- تعریف کاربران و حق دسترسی آنها
- بخش دبیرخانه
• ثبت و بایگانی نامه های وارده
• ثبت مشخصات نامه شامل : پیش شماره , شماره اندیکاتور , تاریخ ثبت , پیرو نامه , شماره نامه وارده و تاریخ نامه وارده تا 4 سطح , فرستنده , نام تحویل دهنده , موضوع , ارجاع به , پیوست , نوع پیوست , فرم نامه , نوع نامه , اولویت نامه , فیزیک نامه , توضیحات و شماره بایگانی و پوشه های بایگانی
• سابقه نامه های وارده
• لینک با نامه به شماره پیرو
• تحویل رسید ثبت نامه
• امکان دریافت فایل ضمیمه با فرمت های مختلف
• امکان ارجاع بدون محدودیت نامه به کارتابل کاربران
- ثبت و بایگانی نامه های صادره:
• ثبت مشخصات نامه شامل : پیش شماره , شماره اندیکاتور , تاریخ ثبت , پیرو نامه , نام اقدام کننده , نام امضا کننده , گیرنده نامه , موضوع , ارجاع به , رونوشت به , پیوست , نوع پیوست , فرم نامه , نوع نامه , اولویت نامه , فیزیک نامه , توضیحات - شماره و پوشه بایگانی
- امکان چاپ فایل ضمیمه نامه
• صندوق نامه های ارسالی از کارتابل کاربران – دریافت نامه ارسالی از کارتابل کاربران
• رونوشت بدون محدودیت
• ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی
- سایر امکانات و گزارش:
• امکان ثبت نامه های عطف و پیرو
• امکان گردش الکترونیکی پیوست های نامه درسازمان و پشتیبانی از انواع فایلهای مختلف
• امکان تعریف بیش از یک دریافت کننده برای نامه های بخش
• امکان تعریف جانشین دریافت کننده نامه های وارده برای جایگاههای مدیریتی
• ارئه گزارش آماری تعداد نامه های بخش پروژه وسازمان های مختلف سازههای زمانی مشخص گزارش نامه های دریافتی نیازمند به پاسخ
• آرشیو نامه های وارده براساس تقسیم بندی های سازمانی
• حفظ سابقه تغییرات بروی نامه صادره درهنگام تولید نامه صادره
• گزارش نامه های ارسالی و بدون پاسخ
• تعریف اشخاص و سازمان های طرف مکاتبه در خارج از سازمان
• امکان ایجاد نامه های مرتبط و تعریف انواع ارتباطات (عطف،پیرو،...)
• طبقه بندی اتوماتیک نامه
• طبقه بندی گیرنده ها جهت هریک از پرسنل
• طبقه بندی نامه ها در پوشه های قابل تعریف در سطوح محدود
• مشخص نمودن مسئولیت و سمت ها در چارت سازمانی